Em um mercado de negócios que a cada dia fica mais competitivo, o principal desafio de toda empresa que deseja se sobressair à concorrência é o de produzir mais gastando menos, quer o seu foco de atuação seja o de produtos ou serviços.

Mas não basta apenas aumentar a produtividade. Se a empresa quiser crescer e sobreviver, ela deve agir de forma inteligente e ter foco total na qualidade, sendo capaz de adaptar e melhorar sempre e de forma contínua seus processos de negócio.

O conceito de BPM, ou Business Process Management, refere-se a um conjunto de elementos e metodologias que objetivam justamente uma gestão sistemática e integrada dos ambientes empresariais e das atividades de cada colaborador envolvido em um determinado processo de negócio, buscando torná-lo cada vez mais qualificado, produtivo e lucrativo.

De que maneira implementar o conceito de BPM pode ser vantajoso para a empresa?

Traduzido para o português, o termo Business Process Management significa, literalmente, Gerenciamento de Processos de Negócio.

A incorporação do conceito de BPM à metodologia administrativa é essencial, pois ajuda as empresas a detectarem com maior precisão a importância estratégica de seus processos empresariais e as vantagens competitivas que podem advir de uma gestão profissional e integrada deles.

O grande diferencial do conceito de BPM é que ele unifica com excelência duas áreas de suma importância no universo empresarial, que são o gerenciamento de qualidade e a tecnologia da informação.

O conceito de BPM não deve ser visto como uma solução emergencial e momentânea. Embora seus efeitos e melhorias possam ser notados em curto prazo, sua cultura e metodologia devem ser assimiladas de forma permanente e em longo prazo pelas empresas.

Qual a melhor forma de incorporar o conceito de BPM à gestão dos meus processos de negócio?

Introduzir o conceito de BPM em um ambiente empresarial nem sempre é uma missão das mais simples.

Se determinadas etapas do ciclo forem malconduzidas ou ignoradas, colaboradores e funcionários podem demonstrar certa resistência ou dificuldade em assimilar as novas ideias, o que só trará mais custos para a empresa.

Então, porque usar BPM? O que realmente é BPM?

Vou te dar um exemplo para simplificar as questões elencadas, te apresento o João. João é um executivo de sucesso, tem tino comercial, jeito para os negócios, empreendedor nato.

Quando João começou sua empresa, faz 15 anos, achava que isso ia ser suficiente para administrá-la com a máxima eficiência.

Hoje, com 250 funcionários e 4 filiais (duas delas em outros estados), sabe que teria ficado para trás, lá pelo terceiro ou quarto ano de empresa, quando a empresa estava decolando e os processos que ele achava dominar tão bem começaram a se complicar.

Papéis se acumulando por todo lado, pedidos em atraso, reclamações de clientes, problemas fiscais (por erro e não má fé).

João não tinha controle nem dos recebimentos. Às vezes ele nem sabia direito se estavam pagando pelas encomendas que entregava.

Foi nessa época, ele estava precisando contratar um encarregado para uma nova filial, e o entrevistado veio com essa história de BPM, de porquê usar BPM é necessário em uma empresa.

Foi um divisor de águas na empresa.

O dia em que em João aprendeu porque usar BPM é necessário.

Para sobreviver em um mercado cada vez mais competitivo, as empresas têm que melhorar a eficiência de seus processos e João sabia disso.

Dessa forma, controles em papel, processos gerenciados por e-mails e mesmo planilhas eletrônicas e outros softwares mais simples precisariam dar lugar a ferramentas de gestão empresarial que possibilitem organizar uma empresa desorganizada.

O BPM (Business Process Management) ou Gerenciamento de Processos de Negócios, permite que os gestores tenham mais ciência sobre tudo que está acontecendo na empresa.

Com o BPM, fica mais fácil definir as atividades com clareza e coordená-las, além de identificar oportunidades de melhoria dos resultados.

O segredo, como você vai ver mais adiante, é que todas as informações estão disponíveis para todos os envolvidos em tempo real.

Nada de papeladas amontoadas, planilhas complexas ou e-mails perdidos: tudo pode ser visualizado em um dashboard, a hora que for necessário.

Hoje você vai descobrir um pouco mais sobre essa metodologia que está sendo implementada aqui na empresa e saberá responder à 3 perguntas:

· Qual o objetivo do BPM?

· Por que usar BPM é necessário para os nossos negócios?

· Quais as vantagens que o uso do BPM oferece para mim?

O que é BPM?

O Business Process Management surgiu durante a década de 1990. Esse modelo de administração combina gestão de negócios com tecnologia da informação.

O BPM possibilita mapear todas as atividades de uma empresa, cada etapa dos processos e cada tarefa que precisa ser realizada.

Assim, o gestor tem mais controle sobre os processos corporativos, tornando-os mais produtivos e eficientes.

Quando implantado com êxito pela organização, o BPM faz com que as equipes trabalhem em sincronia a fim de alcançar suas metas e objetivos.

Além disso, essa metodologia aplicada, propicia ao empresário também uma maneira dele conhecer melhor sua empresa.

“A organização que não conhece bem os seus processos já sai em desvantagem no mercado e está fadada ao fracasso.”

Objetivo do BPM

O Gerenciamento de Processos de Negócio serve para definir, executar, mensurar, analisar, avaliar, otimizar e monitorar procedimentos organizacionais.

Como?

É isso mesmo: o BPM é uma metodologia que quando aplicada, ajuda a empresa a definir direitinho o que precisa realizar em cada processo para entregar o melhor produto ou serviço aos seus clientes.

Só que não para por aí: como o BPM automatiza os processos (através de ferramentas de BPMS), você tem acesso aos resultados e ao desempenho de cada processo sempre que precisar, podendo analisar na hora, tomar decisões para resolver problemas imediatamente e analisar tudo com calma, mais tarde, para pensar em processos mais eficientes: a camada melhoria contínua dos processos.

Em outras palavras: O objetivo do BPM é garantir que o gestor conduza as atividades da empresa de maneira lucrativa e eficaz, alinhando estratégias que criem vantagem competitiva ao negócio.

Outra finalidade do BPM é assegurar que os produtos e serviços sejam entregues com qualidade, gerando valor aos clientes.

Como o foco do BPM está na melhoria constante dos processos, a empresa conseguirá satisfazer o seu público e oferecer soluções superiores àquelas oferecidas pela concorrência.

Por que usar BPM é necessário?

Para responder essa pergunta, imagine a seguinte situação.

Uma confeitaria precisa fazer um bolo sob encomenda. Para isso, são necessários alguns ingredientes específicos (açúcar, leite, ovos, farinha, etc) nas medidas corretas e um bom confeiteiro.

Qualquer falha durante esse processo pode comprometer o resultado final e o cliente não ficará satisfeito com o bolo que ele encomendou.

Quando isso acontece, é preciso saber responder algumas questões:

· O problema estava nos ingredientes?

· O confeiteiro não era competente o suficiente?

· O tempo de preparo estava errado?

· Como avaliar o erro?

· O que fazer para que isso não se repita?

Ou seja, o BPM é fundamental para que a empresa consiga avaliar todo o percurso de seus processos, do começo ao fim, o fluxo das tarefas. (Processos são mapeados ponta a ponta)

Assim, será possível fazer determinados ajustes que coloquem os negócios no rumo certo.

Por isso, o BPM otimiza a gestão e a torna mais assertiva e eficiente.

Sua implementação é capaz de minimizar desperdícios, reduzir custos operacionais, potencializar a qualidade dos produtos e serviços e garantir maior competitividade no mercado. E é isso que temos como proposta quando a empresa adotou BPM como metodologia para os processos da empresa. Seguem 6 vantagens para o uso em nossa empresa:

6 vantagens do uso de BPM para os nossos negócios

1 – Transparência

Com o BPM, os colaboradores podem compreender melhor o seu papel nos processos da empresa e, assim, executar suas atividades com mais eficiência.

O gestor, por sua vez, terá acesso ao andamento desses processos e poderá visualizar o que cada colaborador está fazendo.

2 – Controle

O gestor consegue avaliar o desempenho e fazer o controle de qualidade de cada um dos processos.

Com o BPM, é possível alterar os fluxos de trabalho da maneira que for mais conveniente.

3 – Agilidade

A metodologia BPM garante mais fluidez e agilidade a processos, pois os processos já são desenhados para se evitar que se perca tempo em atividades desnecessárias, atrasos e desperdícios.

4 – Segurança

O BPM aumenta a segurança dentro da empresa, pois a troca de informação é toda rastreável, documentos são guardados em servidores seguros e é possível determinar responsáveis e níveis de acesso.

5 – Redução de custos

O BPM ajuda a evitar desperdícios: de tempo, de mão de obra, de dinheiro.

Com isso, os custos operacionais são reduzidos, pois os recursos passam a ser direcionados com mais.

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